Efficiënt(er) werken: Tips & Tricks

[honda4life]

Hallo iedereen,

Graag had ik van jullie gehoord welke tips en tricks jullie privé en professioneel gebruiken om efficiënter te werken.
De dag van vandaag werkvolume in overvloed, afleidingen van mails, chats, smartphones, telefoons, ... noem maar op.

Voor m'n eigen goed zou ik beter to do lijstjes bij houden, maar het geeft me helemaal geen goed gevoel een steeds langer wordende lijst opbouwen.
De tijd die je er in steekt om zo'n lijst te managen en taken af te vinken voelt aan als alleen maar aanvoelen als extra administratie die extra tijd kost.
Het geeft me ook geen beter gevoel een taak af te vinken in een lijstje zoals ik wel eens hoor van collega's (voor elke afgewerkte taak komt er toch een andere bij).
Waar trek je de grens tussen kleine taken oplijsten of onthouden? Ik vind het heel moeilijk en ben eerder iemand van alles of niks.

De mailbox is ook zo'n klassieker waar helaas de inbox een puinhoop dreig te worden, laat staan het deftig archiveren van belangrijke bijlagen ergens buiten de mailbox.

(nee ik ben niet overwerkt, of beweer m'n job niet graag te doen, integendeel!)

Ik begrijp dat vele systemen vaak persoonlijk zijn, dat niet iedereen dezelfde workload, capaciteiten, ... heeft.
Toch ben ik heel benieuwd naar jullie ervaringen, en wijsheden en hoop dat we elkaar wat efficiente methodes, tips & tricks kunnen bijleren.

[didi79]

Interessant onderwerp, zal het even volgen.

Voor mij werken de ToDo lijstjes ook totaal niet.
Voor mij werkt het beter om specifieke taken concreet in mijn agenda te zetten. Dan weet ik elke dag op voorhand wat ik ga doen. En het aantal taken voor die dag blijft doenbaar en overzichtelijk.
In de praktijk schuift dat altijd wel. Het hoeft niet exact per uur te zijn, belangrijkste is dat ik er gewoon die dag aan werk.
Tip die ik in die zin eens las: laatste werk van de werkdag: plan je volgende werkdag. Brengt ook rust, dan zit je niet nog na je werk te piekeren over morgen...

Nog een tip die ik eens kreeg: las elke week een inhaaldag in, bijv. vrijdag: Taken waar je door omstandigheden in de week niet aan toe gekomen bent (je kent het wel, er komt altijd wel iets tussen), haal je in op de inhaaldag. Hierbij is natuurlijk belangrijk dat je je agenda die dag ook effectief vrij houdt. Heb je niets of niet veel in te halen op die dag, dan heb je tijd gewonnen en kan je misschien nog iets doen waarvan je dacht in die week geen tijd te hebben.

Vermijd afleiding:

• niet elke keer direct kijken als er een mail/bericht toekomt. Doe je communicatie op vaste tijdstippen op de dag (bijv. een vast tijdstip 's morgens + namiddag). En plan ook die tijd in (ja, mails beantwoorden is ook werk).
• Mails die eigenlijk een taak inhouden: doe die taak niet direct, want dan ben je weer met iets anders bezig (die taak) dan wat je aan het doen was (je mails).
• alle notificaties van je devices uit
• social media tijdens het werk zijn een no go. Het doel van de social media companies is net om zoveel mogelijk van jouw tijd te stelen. Dat valt dus totaal niet te rijmen met effectief werk verrichten.

[Joe de Mannen]

Het is iets heel persoonlijks, maar ook heel erg afhankelijk van de job.

Ik weet bvb niet op voorhand wat de dag brengt en moet gewoon regelmatig direct reageren om brandjes te blussen. Dat is de 'keerzijde' van in incident management te zitten.

Ik sta kwasi nooit 'achter' met mijn mails, ik heb collega's waar dat in de honderden loopt.
Als ik een mail krijg, kijk ik direct of het mijn onmiddellijke aandacht vraagt of niet. Indien wel ga ik er ook direct mee aan de slag.
Soms lopen er 4 tot 5 chatvensters parallel over verschillende onderwerpen, terwijl er nog iemand aan mijn bureau staat met een vraag.
Aandacht verdelen en zorgen dat iedereen de nodige info krijgt is dan de kunst en geeft mij voldoening.

Maar ik plan ook to-do's in mijn agenda, tijd reserveren voor taken.
Wat voor mij vooral rust brengt, is het stellen van haalbare doelen, vooral naar anderen toe, en durven terugduwen als er onmogelijke dingen worden gevraagd.

J.

[honda4life]

Taken kan je inplannen, maar is het niet eigen aan je job of de dag al dan niet loopt zoals gepland.
Kan je in een technische job zeggen dat een storing of defect kan wachten tot jij jouw voorgaande taak afgewerkt hebt?

De laatste minuten van de dag ben ik eerder bezig met de dag af te werken dan de volgende dag te plannen, de uren afwezig zijn er nog voldoende externe triggers die deze toch kunnen beïnvloeden.

Leuk idee een vrijdag gewoon te blokkeren in de agenda... Maar als iedereen tijd blokkeert wordt er toch rond gebeld... "Past het?"

Zelf heb ik al geëxperimenteerd met kanban voor taken af te werken, m'n inbox te sorteren op categorieën FYI, Someday, ... maar heb niet het gevoel dat me dat iets brengt.
Onlangs had ik iets gelezen over de pomodoro techniek, die blokken van 25 minuten plant, Zo kan je jezelf motiveren ook minder leuke taken gefocust af te werken.

Wat is 8 uur werken, de tijd vliegt toch zo voorbij.

[Joe de Mannen]

Oh ja, nog vergeten, heel belangrijk, wat niet dringend is, is niet dringend. neen, echt niet.
Dat is iets wat ik mijn medewerkers van in het begin duidelijk maak.
Als het echt dringend is, zal je het wel merken en dan moeten we een spurtje trekken.
J.

[Dizzy]

Veel hangt af van de aard van het werk en de duurtijd van taken.

Dingen die altijd helpen/werken is efficiënte procedures uitwerken die iedereen ook volgt. Als iedereen maar wat doet maak je het werk van anderen vaak moeilijker. Het helpt ook bij opvolging en bij afwezigheid van iemand dat iedereen op dezelfde manier werkt.

Bij mail is het inderdaad zaak om de belangrijkheid in te schatten.

Als je heel veel mails krijgt die slechts kleine taken inhouden is het beter ze direct te doen. Een mail opnieuw lezen en behandelen kost ook tijd. Doe wat direct en snel kan dan ook direct, alweer zoveel mails minder die je opnieuw moet lezen.

Beperk het onnodig vermelden van mensen in CC/BCC. Dit verdubbelt het aantal mails en zelfs al moet je niets doen, je verliest tijd door de mail te lezen. Enkel als het absoluut noodzakelijk is dus.

Gebruik snelle acties om mails snel te organiseren of behandelen. Veel mails zijn voor een andere afdeling. Met 1 klik stuur je die door, markeer je ze als gelezen, vink je ze af als behandeld en worden ze in het archief gedropt. Gebruik vaste teksten/templates die je snel kan hergebruiken voor vaak weerkerende vragen/mails.

Hetzelfde met regels voor mail. Je kan al veel mails sorteren en in mappen steken of aanduiden met vlaggen/kleuren. Dat gaat automatisch dus je beperkt onnodig werk.

Dingen die je niet direct kan doen verander je in een taak met herinnering en urgentie. Zo kan je snel overzicht krijgen van taken die nog moeten gebeuren en de dringende zaken eerst aanpakken. Overzicht en controle bieden rust.

Zet meldingen uit. Ze verstoren uw werk en veel meldingen zijn nutteloos.

Zet meldingen in uw GSM af of kies een Focus die zo ingesteld is dat alle overbodige zaken geweerd worden tijdens werktijd.

[philippe_d]

Beperk het onnodig vermelden van mensen in CC/BCC. Dit verdubbelt het aantal mails en zelfs al moet je niets doen, je verliest tijd door de mail te lezen. Enkel als het absoluut noodzakelijk is dus.

Ik ben al 10 jaar uit circulatie, en had toen ook al hetzelfde probleem. Ik kan mij goed voorstellen dat het intussen niet veel verbeterd is .

Wat ik mij herinner om het aantal "te lezen" mails te beperken:
Alle mails waarin in CC/BCC stond gingen automatisch de vuilbak in (Inbox regel).
- Als iemand actie van mij verwacht, dan moeten ze mij in de To: lijn zetten, niet in de cc:
- Medewerkers die altijd de "chef" in cc: zetten om te tonen waarmee ze bezig zijn, hoefde ik niet. Je vertrouwt de medewerkers dat ze weten wat ze doen, en als ze het belangrijk vinden om je te briefen kan dat altijd in een team meeting, ik ...

Niet iedereen vond dat leuk (soms kregen ze een melding "verwijderd zonder te lezen" ).
En soms verlies je wat informatie. So what, als iets belangrijk is, komt het wel terug?

[Joe de Mannen]

...als iets belangrijk is, komt het wel terug?

Ik snap je redenering maar zo leg je de inefficientie natuurlijk bij de vraagsteller, die moet je al minstens 2 keer contacteren voor 1 antwoord.

J.

[Tom2000]

...als iets belangrijk is, komt het wel terug?

Ik snap je redenering maar zo leg je de inefficientie natuurlijk bij de vraagsteller, die moet je al minstens 2 keer contacteren voor 1 antwoord.

J.

Dan moet de vraagsteller geen CC: gebruiken...
CC: gaat bij mij ook naar trashbox

[Joe de Mannen]

Dat is een verschil in insteek dan.
Ik bekijk dat wel en als ik iets kan bijdragen doe ik dat.
Maar het zal aan mij iggen...
J.

[cadsite]

Dat is een verschil in insteek dan.
Ik bekijk dat wel en als ik iets kan bijdragen doe ik dat.
Maar het zal aan mij iggen...
J.

Dat is volgens mij ook het juiste doel.
Het is belangrijk genoeg om te lezen, maar je hoeft er niets mee te doen.

[jutuiz]

Alle mails waarin in CC/BCC stond gingen automatisch de vuilbak in (Inbox regel).
- Als iemand actie van mij verwacht, dan moeten ze mij in de To: lijn zetten, niet in de cc:
- Medewerkers die altijd de "chef" in cc: zetten om te tonen waarmee ze bezig zijn, hoefde ik niet. Je vertrouwt de medewerkers dat ze weten wat ze doen, en als ze het belangrijk vinden om je te briefen kan dat altijd in een team meeting, ik ...

Idd. Dat behoort tegenwoordig tot de standaard mail-etiquette.

Sta je in CC dan wordt er niets van je verwacht. Dus deze mails mag je deleten als je geen zin hebt om die te lezen. De afzender moet dat weten.
Als er van iemand iets verwacht wordt, dan zet je die in de TO lijn, desnoods in een aparte mail.

Voor rest hou ik graag een aangepaste GTD methode bij (google het).
- alles wat direct kan gedaan worden: doen
- en dan een klassement "wachten op"
- een klassement "later lezen"
- een klassement met "projecten" en planning om te doen op een bepaalde datum
- één keer per week een review doen van uw GTD systeem

Makkelijk uitgelegd, en werkt meestal redelijk goed, maar in de praktijk... pff. Als je maar 10 dingen te doen hebt dan is dat allemaal ok. Maar als het er 1000 zijn. Dan is het om het even welk systeem je hebt.

[DarkV]

Als ik een mail krijg, kijk ik direct of het mijn onmiddellijke aandacht vraagt of niet. Indien wel ga ik er ook direct mee aan de slag.

Mail is een NIET dringend communicatie medium... in cursussen time management krijg je dan ook vaak de regel te horen dat je je mail slechts tweemaal per dag bekijkt (een moment in de voormiddag en in de namiddag, daarbuiten SLUIT je je mail applicatie gewoon !). Indien het dringend is zijn er andere communicatie methodes (telefoon).

[Joe de Mannen]

Dat hangt dus erg van uw organisatie af.
En het zegt heel wat over die cursussen...
J.

[axs]

- ik zet in mail subject: ACTION REQUIRED, FEEDBACK/INPUT REQUESTED, APPROVAL REQUIRED, of nog een aantal andere voor de echt belangrijke mails
- Plan vergaderingen niet voor het volle uur, maar 15’ minder
- echt urgente dingen en alles waar je input voor nodig hebt, waarvan je vermoed dat het verschillende mailtjes nodig heeft om alle info te verzamelen ——> bel!
- prioritise via Eisenhower matrix

[DarkV]

Dat hangt dus erg van uw organisatie af.
En het zegt heel wat over die cursussen...

Als je organisatie verwacht dat je constant naar je mailbox ligt te staren en er meteen opspringt als het dringend is dan denk ik dat het eerder iets over je organisatie zegt.

[cloink]

Eisenhower matrix werkt inderdaad prima, dus als je dat nog niet doet, zou ik daarmee beginnen.

Verder blokkeer ik elke dag +/- 2 uur mijn agenda voor "focus tijd". Niet dat er altijd focus aan te pas komt, maar die tijd gebruik ik dan om bv. mailbox op te kuisen, analyses te doen, etc. Gedurende dat tijdsslot gaat mijn Teams ook op "do not disturb", waarbij meldingen geblokkeerd worden. Enkel rechtstreekse overste(n) kunnen me dan storen.

Gedachten en todo's strucutreren: afhankelijk voor welk stuk/project gebruik ik andere tools. Tegenwoordig fan van Jira (project-werk), Trello (persoonlijke todo's) en Lucidspark (brainstorms).

[Joe de Mannen]

Als je NOC functies uitoefent en op die manier je alarmen distribueert bvb...
Als je werkt met mensen/groepen die niet allemaal op hetzelfde moment beschikbaar zijn of niet allemaal altijd dezelfde regio bedienen, of... ik kan er nog wel wat bedenken waarbij mail een beter medium is dan de telefoon.

director: "klant X zit met een dringend probleem dat onmiddellijke aandacht vereist, wat ben je nu aan het doen ?"
ik: "tot 15 seconden geleden was ik aan het probleem van klant X aan het werken, nu ben ik met u aan het bellen"...

J.

[DarkV]

Als je werkt met mensen/groepen die niet allemaal op hetzelfde moment beschikbaar zijn of niet allemaal altijd dezelfde regio bedienen

Dan lijkt me mail al helemaal niet ideaal want dan loop je constant achter de feiten aan.

[Joe de Mannen]

niet als mensen mail in 't oog houden EN reageren.
als het een troost mag zijn: het werkt en nog vrij goed ook.
Uiteraard wordt er ook nog gebeld, maar niemand wordt onnodig gestoord via telefoon.
J.