Aanmaningskosten factureren

[blaatpraat]

Volledig offtopic voor Userbase alvast, dat weet ik wel, maar toch even vragen omwille van 2 redenen:
1. Ik vind nergens een boekhoudkundig forum terug voor België.
2. Er zitten hier redelijk wat zelfstandigen.

Ik ben zelfstandig in bijberoep, en factureer dus regelmatig wel eens wat.
Naar mijn mening onvoldoende om hiermee naar een boekhouder te stappen alvast...
Nu heb ik ook al een aantal jaar geen enkel probleem gehad hiermee, tot nu.

Ik zit met een wanbetaler.
Mijn geduld is in feite op, waardoor ik zal beginnen aanmaningskosten te rekenen (staat al van in het begin ook zo in mijn voorwaarden, waar ze mee akkoord gegaan zijn).
Maar hoe regel ik dit factuurtechnisch?
Ik voer een enkelvoudige boekhouding, dus uitgebreid hoe je dit moet inboeken hoeft het niet te zijn voor mij.

Ik zie 2 opties:
Bij de aanmaning stuur ik nogmaals dezelfde factuur, met de vermelding duplicaat.
Hierbij steek ik een tweede factuur waarop enkel maar aanmaningskosten vermeld staan, en de verwijzing naar de andere factuur.

Een andere optie is een CN opmaken voor die factuur, en een nieuwe factuur incluis aanmaningskosten opstellen.

Iemand op UB die weet wat de juiste manier van werken is voor dit?

Zij-nota: toevallig iemand die een goede advocaat kent in het Oostkampse, want dit zal waarschijnlijk escaleren tot rechtbank wegens wanbetaling...

[Bart_Herbots]

Persoonlijk zou ik het geen duplicaat noemen want dat is alsof de klant erom vroeg omdat hij zijn exemplaar kwojtgespeeld is

[Goztow]

Je stuurt een aangetekende brief met de oorspronkelijke factuur in bijlage. Op die brief schrijf je de extra kosten met verwijzing naar je algemene voorwaarden. Die brief kan je dan als verantwoordstuk in je boekhouding steken.

Hoeveel is het niet betaald bedrag? Ik heb dit één keer gehad en laten vallen wegens niet waard om mijn tijd in te steken...

[cadsite]

Ik heb nog maar 1 keer moeten aandringen op een betaling en heb de factuur opgemaakt met de aanvulling "Herinnering".
Dat is toch iets anders dan duplicaat zou ik denken.

[iceke]

Laat dit door een incasso bureau doen... er zijn er genoeg die "gratis" werken (bij betaling keren ze het factuur bedrag uit aan u)

Je moet altijd ff kijken wat juist het probleem is
klant betaald niet graag -> incasso.
klant is een ambetanterik -> ff bellen wat het probleem nu weer is -> herinnering -> incasso.
klant heeft geen geld> incasso, maar waarschijnlijk zie je uw geld nooit meer terug.

Tegenwoordig plak ik stickerkes op mijn facturen, week na vervaldatum = automatisch incassobureau op uw nek.

[blaatpraat]

Dus: een kopie van de factuur opstellen.
Hier vermeld ik het woord "herinnering" op.

Dit samen met een brief, waarbij ik de aanmaningskosten terugvorder, aangetekend opsturen, en ze nog een week de tijd geven.
Nadien naar een incasso stappen, er zijn er inderdaad genoeg die "no cure, no pay" werken.

Gaat hier om een bedrag van 110 euro die open staat.

[heist_175]

@ na een week incasso
Is dat niet wat scherp?
Een mens kan zich toch eens vergissen?
Schrik je zo geen klanten af?

[CCatalyst]

@ na een week incasso
Is dat niet wat scherp?
Een mens kan zich toch eens vergissen?
Schrik je zo geen klanten af?

Week na de ingebrekestelling (niet na de factuur). De praktijk toont helaas aan dat de kans op een wanbetaler dan al redelijk groot is. Bovendien heb je als ondernemer echt wel andere zaken te doen dan dat allemaal op te volgen. Incassobureau is dan een aangewezen optie.

Rudimentair zie ik betalingen binnenkomen als volgt: ~20% betaalt binnen de week na de factuur, ~45% betaalt 1-2 dagen voor vervaldatum, ~20% kort na ingebrekestelling, het geld van de rest zie je vaak niet als je geen incasso inschakelt.

[Bart_Herbots]

En met een deurwaarder moet je al niet beginnen dreigen als de som lager dan 500 euro is. Zo doen wij het toch

[MClaeys]

Tegenwoordig plak ik stickerkes op mijn facturen, week na vervaldatum = automatisch incassobureau op uw nek.

Na de herinnering neem ik dan aan? Want een factuur vergeten kan altijd wel eens gebeuren natuurlijk (ik ben vrij stipt met facturen en het is me laatst toch ook eens overkomen). Ook al eens een incasso op men nek gekregen terwijl ik wel betaald had, ook een leuke om vanaf te komen

Als ik de lessen boekhouding nog goed herinner was het inderdaad zoals hier al beschreven was, gewoon de factuur opnieuw met een begeleidende brief (als het expliciet in uw voorwaarden staat dit ook explicies vermelden in die brief) aangetekend verzenden.

[iceke]

Ja natuurlijk, maar dat staat niet op de stickers hé

[Koelreuteria]

Laat dit door een incasso bureau doen... er zijn er genoeg die "gratis" werken (bij betaling keren ze het factuur bedrag uit aan u)

Een incassobureau heeft geen dwangmiddelen en geen wettelijke status. M.a.w. uw wanbetaler mag een incassobureau straal negeren...

@OP: 'k wilde nog apart antwoorden op deze vraag: ".. Zij-nota: toevallig iemand die een goede advocaat kent in het Oostkampse, want dit zal waarschijnlijk escaleren tot rechtbank wegens wanbetaling..." maar zoiets kan blijkbaar niet? Iets met "dubbelpost..."
Dan maar zo: dit advocatenbureau kan ik aanbevelen: http://www.phibalex.be
Is niet "zo ver" van Oostkamp.

[iceke]

Ja ? En ?

[CCatalyst]

Laat dit door een incasso bureau doen... er zijn er genoeg die "gratis" werken (bij betaling keren ze het factuur bedrag uit aan u)

Een incassobureau heeft geen dwangmiddelen en geen wettelijke status. M.a.w. uw wanbetaler mag een incassobureau straal negeren...

"Wettelijk statuut" is nogal een vage term die (te) vaak gebruikt wordt door mensen die in zo'n statuut tewerkgesteld zijn en de indruk geeft dat alles wat buiten een wettelijk statuut opereert dan illegaal zou zijn. Dat is uiteraard niet het geval, we doen allemaal zaken elke dag die buiten een wettelijk statuut vallen. Gelukkig maar, of je zou al geen startup meer mogen beginnen in een nieuwe branche tot er een wet komt die dat regelt (wat jaren kan duren in dit land). Je bent pas illegaal bezig als je een (bijzondere) strafwet overtreedt.

Dat gezegd zijnde, moeten de incassobureaus wel opereren in het wettelijk kader ingesteld door de Wet van 20 december 2002 betreffende de minnelijke invordering van schulden van de consument, dewelke overigens ook een bijzondere strafwet is en dus definieert wat incassobureaus niet mogen doen.

Mijn ervaring is dat het flexibeler werken is met incassobureaus, en hun "no cure no pay" systeem is iets wat je bij advocaten nog niet snel ziet*. De succesratio lijkt me ook zeker niet slechter dan die van advocaten.

* Advocaat zei me ooit: "meneer ik zou graag no cure no pay willen doen maar ik ben verplicht u een ereloon aan te rekenen!". Jammer voor hem, maar ik heb er dan ook niet mee samengewerkt.

[Tim.Bracquez]

Vandaag weer een klant die overkop is gegaan door wanbetalers, deze klant vroeg steeds om extra uitstel omdat het steeds moest wachten op geld van de klanten. Boekhouding nu mogen inkijken (ivm overname), al dat geld dat open staat.

Soms vraag je jou af als (klein) bedrijf, waarom er niet meer (wettelijke) tools beschikbaar zijn zonder al deze hoge kosten. Want zoals hierboven iemand zei onder de xxx euro doen we hier niets mee. Zo "vergeet" de klant ook soms wel te betalen.

Als hier thuis privé een factuur toe komt (die correct is), wordt deze binnen de week betaald. Ook al kan het soms het "einde van de maand zijn" of "feestdagen" ivm met de rekening, toch vind ik dat je het niet zo ver moet laten komen als die aanmaningskosten voor iets dat je afneemt en gebruikt.

[ITnetadmin]

Tja, je hebt wanbetalers, en die rekken het toch zolang ze kunnen, en je hebt klanten die hun betalingen vergeten of "het einde van de maand" effe willen passeren.
De klassieke methode zoals ik ze ken is: factuur, 1e verwittiging, 2e verwittiging, aangetekend schrijven, incasso.


Ikzelf vind dat 30 dagen betaaltermijn geen overbodige luxe is, zeker niet voor herhalende facturen (maandelijkse/jaarlijkse kost). Ik doe ook maar een keer per maand mijn bankverrichtingen, dus eenmaal dat moment gepasseerd kom je op de stapel voor de volgende maand. Met mogelijke uitzondering van betalingen via gemakkelijke systemen zoals paypal, omdat dat letterlijk met 2 drukken op de knop geregeld is.

En alvorens alle zelfstandigen hier op mijn dak te krijgen: ik begrijp het cashflow probleem absoluut wel, niks belet je om dergelijke facturen genoeg op voorhand te versturen (bij herhalende facturen), of de dienstverlening pas te starten na betaling van de factuur (bij eenmalige facturen). Ik pleit dus helemaal niet voor "de zelfstandige moet maar zien dat ie genoeg geld heeft om geld 30 dagen voor te schieten".
Een systeem dat én de klant tijd genoeg geeft (een maandje), én de kleine zelfstandige niet in problemen brengt (omdat hij geld moet uitgeven dat hij nog niet heeft), moet toch ergens wel kunnen.

Trouwens, hoe geraken de overheid en universiteiten als pakweg de KUL ermee weg om 3 maand op hun betaling te laten wachten, terwijl geen kat daarnaar kraait?

[MClaeys]

Met de overheid moet je altijd oppassen, dat is de grootste wanbetaler die er is. Daar waarschuwden ze ons 10 jaar geleden al voor in de lessen boekhouden.

[Tim.Bracquez]

Trouwens, hoe geraken de overheid en universiteiten als pakweg de KUL ermee weg om 3 maand op hun betaling te laten wachten, terwijl geen kat daarnaar kraait?

Hier deze ook als klant, deze vragen 120 dagen in hun aanbestedingen.

Opzich geen probleem want bij elk contact zeggen ze, ja doe er 20% bij voor de kosten te dekken... zo lossen bedrijven dat dus op... Daar gaat een groot deel van ons geld naar toe

[krisken]

Trouwens, hoe geraken de overheid en universiteiten als pakweg de KUL ermee weg om 3 maand op hun betaling te laten wachten, terwijl geen kat daarnaar kraait?

Die calculeren dat gewoon in de prijs. Kost een product voor een andere gebruiker €100/maand? Dan zal het dan plots bijvoorbeeld €125 euro worden. Je moet wel telkens 3 maand tot 6 maand wachten op je geld maar het brengt op die manier dan "iets" op.

[blaatpraat]

Via een no cure/no pay incasso is dit uiteindelijk opgelost geraakt.
Na verschillende rappels van mij kreeg ik geen reactie of betaling.
Na 2 aanmaningen van een incasso (na 2 aanmaningen is het deurwaarder volgens hun voorwaarden) hebben ze betaald.
Het schadebedding (opgenomen in m'n voorwaarden, dient om incasso / deurwaarder / gerecht / ... te betalen) hebben ze niet betaald, maar voor die 11 euro dat de incasso mij gekost heeft, zal ik het erbij laten...

Toch erg dat dit nodig is voordat sommige bedrijven willen betalen...

[liegebeestig]

Nieuwsgierig naar het specifieke incasso bureau dat je gebruikt. Of kies je dat beter lokaal?

[blaatpraat]

Ik heb samengewerkt met Lampaert-Broeckaert voor deze.
Is inderdaad 1 uit de regio alvast.