Reductie papierberg / classeurs -> PDF

ub4b
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4532
Lid geworden op: 12 Jan 2006
Bedankt: 371 keer
Recent bedankt: 2 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer

Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor ub4b » 30 Apr 2020, 13:16

Sinds de lockdown ben ik de villa aan het opruimen, en één van de pijnpunten is papier wat op meerdere plaatsen rondslingert.
Ik ben de papierberg beu aan het worden, en denk er aan:

1. enkel nog de kwartaalboekhouding fysiek in een map per kwartaal, das ongeveer één really usefull box per jaar (dus een box van 35L per jaar)

-> ik vind het vaak handig om fysiek door een kaft te kunnen bladeren, ipv een hele berg PDF's te moeten openen - maar ik vind dit enkel handig voor de boekhouding

2. alle andere documenten zoals aankoopbonnen van non-food en alle andere zaken die via de post komen:

2a inscannen als PDF
2b origineel shredden
2c dan sorteren via een classificatie systeem via folders en/of symlinks

Heb ik eigenlijk een originele aankoopbon nodig om garantie te claimen op privé aankopen, of is een kopie (scan) ook geldig? De logica van shredden is als volgt: stel er komt ooit over een document discussie, of je nu het origineel hebt, of een scan, wil je dit naar zegmaar de verzekering / advocaat / rechtsbijstand sturen, dan is in dat geval een scan voldoende. Dus waarom dan originele houden?

Is er software om deze workflow te vergemakkelijken? Zijn er leden die al nagedacht hebben hierover? Liefst met behulp van open source of zaken waar ik geen dure licentie voor moet kopen.

Gebruikersavatar
Splitter
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4032
Lid geworden op: 10 Mar 2010
Bedankt: 409 keer
Recent bedankt: 5 keer
Uitgedeelde bedankjes: 55 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor Splitter » 30 Apr 2020, 13:20

ik zou vermoeden dat een dubbel ook geldig is, gezien de gegevens toch in het systeem van de verkoper zitten.

maar ik antwoord eigenlijk omwille van je vraag naar software, en daar is maar 1 antwoord op: paperless.
ben ik ondertussen een halfjaartje op overgestapt en dat is echt wel een verschil qua document management...
niks ingewikkeld gedoe, niks super-overvloedig-uitgebreid ding, gewoon letterlijk: de digtiale kaft.

en het is het juiste soort: open source :)
https://github.com/the-paperless-project/paperless
ooit zal hier iets nuttigs staan

KRL100
Premium Member
Premium Member
Berichten: 691
Lid geworden op: 22 Sep 2008
Locatie: Diksmuide
Bedankt: 52 keer
Uitgedeelde bedankjes: 30 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor KRL100 » 30 Apr 2020, 17:29

Een boekhouder zoeken die met Clouddemat werkt! Ticketje van het restaurant inscannen met de app, zit meteen in je boekhouding. Factuurtje aankrijgen via PDF? Even uploaden. Papieren factuur? INscannen en uploaden, wordt automatisch ingelezen!
Mijn vrouw werkt er sinds een jaar of 2 mee op haar boekhoudkantoor, en super tevreden van!
DJ KaReL de Groot --- www.kareldegroot.be

ub4b
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4532
Lid geworden op: 12 Jan 2006
Bedankt: 371 keer
Recent bedankt: 2 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor ub4b » 30 Apr 2020, 18:14

Liever geen cloud gedoe, maar iets wat ik zelf beheer.

Gebruikersavatar
bollewolle
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 824
Lid geworden op: 16 Nov 2007
Twitter: bollewolle
Locatie: Gent
Bedankt: 68 keer
Uitgedeelde bedankjes: 133 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor bollewolle » 30 Apr 2020, 18:32

Ben aan hetzelfs aan he denken en hetgeen waar ik zelf mee speel is wat een kameraad gebruikt. Fujitsu ScanSnap ix1500 aanschaffen om alles te scannen naar pdf, die kan dat automatisch op een network drive zetten (en doet OCR) en obv inkomende doc's daar de juiste info uitlezen en archiveren (bijv. obv datum). Zelf gebruikt hij daarvoor Hazel (MacOS app), hetgeen ik zelf ook al gebruik voor digitale documenten en super goed werkt. Maar nu ik die Paperless zie ... needs some looking into it seems :)

glda19
Pro Member
Pro Member
Berichten: 325
Lid geworden op: 22 Aug 2006
Bedankt: 7 keer
Uitgedeelde bedankjes: 2 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor glda19 » 30 Apr 2020, 18:46

maar wat dan met en crash van uw harde schijf. Dan ben je alles kwijt

Gebruikersavatar
Splitter
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4032
Lid geworden op: 10 Mar 2010
Bedankt: 409 keer
Recent bedankt: 5 keer
Uitgedeelde bedankjes: 55 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor Splitter » 30 Apr 2020, 18:53

glda19 schreef:maar wat dan met en crash van uw harde schijf. Dan ben je alles kwijt


daarom bestaan er backups... en verschillende niveau's van backup-paranoia.
als je cloud provider of software een cheapass is zonder dat je het weet, kan je alles nog sneller kwijt zijn... en het ergste is dat je dat pas zal weten als het zover is.
ooit zal hier iets nuttigs staan

Gebruikersavatar
krisken
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 19151
Lid geworden op: 07 Nov 2006
Twitter: kriskenbe
Locatie: Massemen - 91WET0
Bedankt: 962 keer
Uitgedeelde bedankjes: 1826 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor krisken » 30 Apr 2020, 19:33

glda19 schreef:maar wat dan met en crash van uw harde schijf. Dan ben je alles kwijt

Als je alles op papier bewaart en morgen brand je huis af ben je ook alles kwijt ...

Internet = Orange 100/10Mbps + WirelessBelgië
Telefonie = EDPnet + OVH
GSM = Orange Intense Smartphone + Scarlet Red
TV = App TV + Netflix + Disney+
Netwerk = Mikrotik + Ubiquiti

liegebeestig
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 2064
Lid geworden op: 01 Jun 2006
Bedankt: 54 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 33 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor liegebeestig » 01 Mei 2020, 00:49

Ik had jarenlang de Fujitsu scansnap 1300, maar helaas werkt de software niet meer op Mac. Mijn nieuwe, De brother 1700w is wel gewoon twain compatible en werkt iets sneller en ook via wifi naar een ftp Server.

Vind het erg jammer vanuit milieu oogpunt dat Fuji geen drivers meer maakt voor 64bit en zo een perfect werkend stukje Hardware nutteloos maakt.

Gebruikersavatar
iceke
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 5457
Lid geworden op: 11 Jun 2010
Bedankt: 605 keer
Uitgedeelde bedankjes: 211 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor iceke » 01 Mei 2020, 07:15

Hoe zit dat ineen bij een controle ? Ik heb hier elke 2 jaar een controleur over de vloer die graag een halve dag door die kaften bladert. :angel:

ub4b
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4532
Lid geworden op: 12 Jan 2006
Bedankt: 371 keer
Recent bedankt: 2 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor ub4b » 01 Mei 2020, 08:23

iceke schreef:Hoe zit dat ineen bij een controle ? Ik heb hier elke 2 jaar een controleur over de vloer die graag een halve dag door die kaften bladert. :angel:


Hou de kwartaalboekhouding fysiek, de rest virtueel. Hier is vooral de rest het probleem, gezien dat rondslingert, vaak al gesorteerd met een label in een doos om dan in een kaft te steken, en dat laatste komt er dan niet van.

Gebruikersavatar
bitbite
Premium Member
Premium Member
Berichten: 552
Lid geworden op: 18 Dec 2012
Bedankt: 42 keer
Uitgedeelde bedankjes: 39 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor bitbite » 12 Aug 2020, 08:26

Splitter schreef:paperless

Na enkele maanden op de todo-lijst te marineren ben ik sinds vorige week eindelijk paperless! Precies de juiste balans tussen features en eenvoud. Bedankt voor de tip!

Splitter schreef:en het is het juiste soort: open source :)
https://github.com/the-paperless-project/paperless

En cloudless!

Gebruikersavatar
devilkin
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 3455
Lid geworden op: 17 Mei 2006
Twitter: jdeluyck
Locatie: Gent
Bedankt: 184 keer
Recent bedankt: 9 keer
Uitgedeelde bedankjes: 359 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor devilkin » 12 Aug 2020, 08:37

Ha, thx for the reminder. Ik heb bij m'n verhuis 5j geleden alles gescanned (ik wou al het papier niet verhuizen), staat nu gewoon in PDF op een share op m'n NAS. Ik wou dit project al even uit proberen... vanavond eens de containerised versie opspinnen ;)
Telenet All-Internet & TV -- using CV8560E & Ubiquiti USG-3
Proximus & Mobile Vikings -- Using OnePlus 8 Pro (ROM: Stock)

1207
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 1716
Lid geworden op: 11 Jun 2009
Bedankt: 80 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 11 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor 1207 » 12 Aug 2020, 08:55

glda19 schreef:maar wat dan met en crash van uw harde schijf. Dan ben je alles kwijt

of je hebt binnen 10j iets nodig en dan zijn de programma's om uit te lezen niet meer compatibel

Gebruikersavatar
svermassen
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 1312
Lid geworden op: 21 Nov 2004
Locatie: Hechtel-Eksel
Bedankt: 24 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor svermassen » 12 Aug 2020, 09:11

Hier is dat ook zo gedaan.Voor zowel bijberoep als privé.
Onder druk van de vrouw, lagen een stuk of 10 dozen met classeurs op de zolder.
Voor de boekhouding komen bij mij praktisch 90% van de facturen elektronisch binnen en 100% uitgaande facturen.
Inkomende worden ingescand en op de onedrive bewaard en ingedeeld in mappen.
En nog eens offline gebackupt.
Privé-zaken (wat nog relevant is) word eveneens in een mappenstructuur gegoten.
Maar ook daar komt voor 90% alles elektronische door tegenwoordig.
De reden dat we de brievenbus vervangen hebben door een pakjesbus :banana:
Alles in PDF-formaat en ik gebruik daar een simpele Epson-printer voor die ADF heeft en alles in de PDF op de pc dumpt.
Denk trouwens dat het bij een controle ook geen probleem is om een PDF te laten zien, dan een classeur.
Maar dat zal eerder van de controleur afhangen (leeftijd).
Volgens mij, dacht ik, is dat wettelijk even correct en zullen ze daar wel niet moeilijk of doen.

Het ganse viruteel sorteren is dan natuurlijk het grootste werk :-(
En daar wringt bij mij het schoentje, in de map Te Sorteren Documenten zitten nu veeel documenten in :bang:

tien
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 906
Lid geworden op: 17 Apr 2019
Locatie: Attenhoven (Landen)
Bedankt: 39 keer
Recent bedankt: 4 keer
Uitgedeelde bedankjes: 81 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor tien » 12 Aug 2020, 10:12

Bij een aantal webshops is het al voldoende dat ze zelf aankoop kunnen nakijken (oa bij coolblue en vandenborre als je iemand hebt die moeite doet). Anders toch via email, ook naar winkel altijd copie (het origineel krijgen ze niet). pdf en gewoon duidelijke structuur/namen en het blijft leesbaar. Voor garantie dus geen probleem.

voor boekhouding misschien wel veiliger om de papieren bij te houden.

devastator
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 984
Lid geworden op: 01 Nov 2005
Locatie: Pelt
Bedankt: 43 keer
Uitgedeelde bedankjes: 15 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor devastator » 12 Aug 2020, 10:36

Ik gebruik zelf ook al lang paperless, zou niet meer zonder kunnen.
Je kan hem zelfs zelf laten 'classeren' op basis van afzender bijvoorbeeld.

Gebruikersavatar
Splitter
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4032
Lid geworden op: 10 Mar 2010
Bedankt: 409 keer
Recent bedankt: 5 keer
Uitgedeelde bedankjes: 55 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor Splitter » 12 Aug 2020, 11:21

svermassen schreef:Het ganse viruteel sorteren is dan natuurlijk het grootste werk :-(
En daar wringt bij mij het schoentje, in de map Te Sorteren Documenten zitten nu veeel documenten in :bang:


dat vind ik zo mooi aan paperless, de OCR die vervolgens afhankelijk van je ingestelde regex zelf tags en correspondenten kan aanduiden.
gewoon 1x instellen (bv regex met je klantnummer van leverancier x, wat altijd ergens op de factuur staat) en vervolgens zullen alle subsequente documenten die je naar paperless doormailt of in de consume-folder steekt verwerkt worden en automatisch de juiste tag en correspondent krijgen.
ooit zal hier iets nuttigs staan

fvhbrugge
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 1476
Lid geworden op: 23 Nov 2008
Bedankt: 113 keer
Uitgedeelde bedankjes: 98 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor fvhbrugge » 12 Aug 2020, 11:21

glda19 schreef:maar wat dan met en crash van uw harde schijf. Dan ben je alles kwijt


Daarom dat je met een NAS werkt met minstens 2 harde schijven zodat bij defect van 1 schijf je verder kan.
Professioneel dan zet je die ook op UPS, net zoals je netwerkapparatuur.

De NAS kan in zijn geheel defect gaan, gestolen worden of bij brand vernietigd worden.
Daarom laat je de NAS laat je automatisch backuppen naar de cloud (kan voor enkele eurotjes per maand)

Of als je nog extra veiligheid wilt, backup naar een 2e NAS op een externe plaats maar die je zelf ook beheert.

Gebruikersavatar
svermassen
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 1312
Lid geworden op: 21 Nov 2004
Locatie: Hechtel-Eksel
Bedankt: 24 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor svermassen » 12 Aug 2020, 12:25

Splitter schreef:dat vind ik zo mooi aan paperless, de OCR die vervolgens afhankelijk van je ingestelde regex zelf tags en correspondenten kan aanduiden.


Ik ga dat toch ook eens proberen.

glda19
Pro Member
Pro Member
Berichten: 325
Lid geworden op: 22 Aug 2006
Bedankt: 7 keer
Uitgedeelde bedankjes: 2 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor glda19 » 12 Aug 2020, 13:07

wat gebruiken jullie om te scannen

Gebruikersavatar
NuKeM
Content Editor
Content Editor
Berichten: 4475
Lid geworden op: 10 Nov 2002
Locatie: Vlaams Brabant
Bedankt: 87 keer
Uitgedeelde bedankjes: 36 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor NuKeM » 12 Aug 2020, 14:50

PaperLess ook eens geprobeerd, maar installatie opgegeven (op Ubuntu 20.04 Server).
Eerst de "Standard (Bare Metal)" installatie geprobeerd, maar die gaf veel fouten, meestal kunnen oplossen, maar toch vastgelopen uiteindelijk.
Dan maar de docker install gedaan, ook wat vloeken (zie ook dit issue), alles uiteindelijk netjes kunnen doen.

Code: Selecteer alles

docker-compose run --rm webserver createsuperuser

Netjes user en paswoord ingegeven.
Surfen naar de webpage, netjes inlogpagina krijgen.... maar user en paswoord werken niet.
Meermaals herproberen, herstarten... niets.
Opgegeven voorlopig. Spijtig, zag er goed uit.

glda19
Pro Member
Pro Member
Berichten: 325
Lid geworden op: 22 Aug 2006
Bedankt: 7 keer
Uitgedeelde bedankjes: 2 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor glda19 » 12 Aug 2020, 14:57

waar vind ik paperless

Gebruikersavatar
NuKeM
Content Editor
Content Editor
Berichten: 4475
Lid geworden op: 10 Nov 2002
Locatie: Vlaams Brabant
Bedankt: 87 keer
Uitgedeelde bedankjes: 36 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor NuKeM » 12 Aug 2020, 15:01


Gebruikersavatar
svermassen
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 1312
Lid geworden op: 21 Nov 2004
Locatie: Hechtel-Eksel
Bedankt: 24 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 64 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor svermassen » 12 Aug 2020, 16:43

Oei, dat lijkt dan al niet zo simpel.
Maar we gaan toch eens een poging wagen :lol:

Mochten er nog alternatievens zijn, voor mij ook altijd welkom.
En dat hoeft niet gratis te zijn, maar moet ook geen stukken van mensen kosten.

Gebruikersavatar
NuKeM
Content Editor
Content Editor
Berichten: 4475
Lid geworden op: 10 Nov 2002
Locatie: Vlaams Brabant
Bedankt: 87 keer
Uitgedeelde bedankjes: 36 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor NuKeM » 12 Aug 2020, 17:02


Gebruikersavatar
bollewolle
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 824
Lid geworden op: 16 Nov 2007
Twitter: bollewolle
Locatie: Gent
Bedankt: 68 keer
Uitgedeelde bedankjes: 133 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor bollewolle » 12 Aug 2020, 19:11

Ben ook al een tijdje aan het zoeken achter een goeie document management tool en de vermelde tools heb ik in het verleden allemaal al eens bekeken. Maar wat ik mis bij hen allemaal (tenzij het ondertussen wel bestaat, laatste check is van een half jaar geleden) is om echt rules op te zetten die heel flexibel de files op de juiste plaats zetten op basis van de inhoud van de documenten.

Om een voorbeeld te geven. Voor onze bvba (allez bon, BV tegenwoordig) zet ik alle inkomende (onkosten) facturen in een folder per kwartaal. Daarvoor zou het systeem dus in de facturen als minstens de datum eruit moeten kunnen halen (bij meerder data moet je al kunnen aangeven welke hij moet nemen) en een item om de firma uniek te kunnen identificeren (bijv. naam firma, klantnummer bij firma, btw nummer firma, etc ...) zodat ik deze beide kan gebruiken om de filename aan te passen (format yyyymmdd_firmanaam.ext). Op basis van deze info zou hij dus de filename moeten kunnen aanpassen en deze in de juiste kwartaal folder kunnen plaatsen.

Is dit bijvoorbeeld mogelijk met de tools die nu aangehaald worden? Vorige keer toen ik keek zag ik niet in hoe dat mogelijk was, vandaar de vraag.

Momenteel gebruik ik hiervoor Hazel voor (enkel op Mac beschikbaar). Op zich werkt het wel maar het vergt enorm veel onderhoud, maar vooral omdat Hazel ook niet meer al te vaak geüpdatet wordt (al lang spraken van een v5 maar komt er maar niet van).

Een voorbeeld van de rules die ik hiervoor heb gemaakt:
Afbeelding

Hiervan moet je er dus 1 hebben per firma waar je facturen van kan krijgen. Intieel dus best wel wat werk aan om die op te bouwen maar deze moeten ook onderhouden worden, vooral als identificatoren in de facturen wijzigen.

De complete flow is dus eerst een set van rules die de files gaan hernoemen en in een Processed folder verplaatst:
Afbeelding

Vervolgens in de processed folder worden enkel de facturen eruit gehaald (die van een bepaalde tag voorzien zijn) en deze worden verplaatst naar een Unsorted Invoices folder:
Afbeelding

En finaal worden de rules op die folder getriggered en die gaan adh van de datum in de filename de files in de juiste kwartaalfolder steken:
Afbeelding

Mocht dit allemaal mogelijk zijn in een paperless tool, met de nodige rule engine achter, do let me know which one :)

Gebruikersavatar
Ken
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4187
Lid geworden op: 04 Apr 2005
Locatie: België
Bedankt: 96 keer
Recent bedankt: 1 keer
Uitgedeelde bedankjes: 47 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor Ken » 12 Aug 2020, 20:25

Hier is het proces als volgt :


1) Papieren documenten die nog per post binnenkomen worden ingescand met NAPS (Not another PDF scanner), via m'n Brother ADS-2800W scanner, en worden in een specifieke map opgeslagen naargelang welk scan profiel ik selecteerde in NAPS (bv. Inkomende facturen / leveringsbons)

2) Andere digitale documenten worden eveneens uit de e-mails of websites opgeslagen in de juiste 'tijdelijke' mappen.

3) De aankoopfacturen worden wekelijks geüpload en ingeboekt in het boekhoudpakket Exact Online, en krijgen dus een volgnummer die ik dan ook bijkomend manueel geef aan de PDF file.

4) De geboekte documenten worden dan verplaatst naar hun definitieve map, volgens boekjaar & volgnummer.

5) Alle andere documenten worden wekelijks of maandelijks(naargelang de drukte/aantal) 'manueel' geklasseerd'.

5) Op het einde van het boekjaar maak ik met 'pdfsam' een PDFbundel van alle aankoop en verkoopfacturen samen in één PDF.

M'n vorige BTW/fiscale controle is volledig via e-mail verlopen, ik heb toen simpelweg op OneDrive de PDF bundels + dagboeken gedeeld met de 2 controleurs.
Ze prefereren een PDFbundel ipv één PDF bestand per document, zo kunnen ze op hun scherm door de bundel 'bladeren/scrollen'.

Het was by the way de eerste keer dat ze zo digitaal werkten, en ze waren zelfs blij dat het zo vlot verliep. Alleen kreeg ik toen enkele verworpen uitgaven en andere kleine details als cadeau, waar ik uiteindelijk toch gelijk in had...

Internet = Telenet Business Fibernet 300/30 Mbps + Orange Surf Extra Card LTE backup
Fixed phone = OVH VoIP Entreprise
Mobile= Orange Go Plus Pro + Huawei P30 Pro
TV = FTA IPTV + Netflix
Network = 100% MikroTik powered
Car = Tesla Model 3, referral code click here

jutuiz
Pro Member
Pro Member
Berichten: 318
Lid geworden op: 23 Okt 2016
Bedankt: 18 keer
Uitgedeelde bedankjes: 43 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor jutuiz » 12 Aug 2020, 21:33

Hallo,

Ik lees met veel interesse mee en leer bij.
Ook mijn proces wil ik efkes uittypen. Wie weet heeft er iemand iets aan?

Hier scan ik mijn privédocumenten al van begin 2000. Ik heb eigenlijk alles zitten van 1993 tot heden.
Behalve een paar handleidingen (auto bv.) en aktes (woning, lening), en plannen (bouwplannen) hebben wij niets meer op papier.

Qua beheerspakket ben ik een gebruiker van Opus Directory die een Explorer-vervanger is.
Met Opus is er niets dat je niet kan. Van een eenvoudige dual pane verkenner met preview, tot het geautomatiseerd aanmaken van mappen.
Dat zou een topic op zich kunnen zijn.

Mijn bedrijfsboekhouding wordt gescand naar het platform v/d boekhouder, dat ding leest de facturen al voor 95% in. Gewoon nog een paar vinkjes zetten en klaar. Ik hou daar wel nog een papieren map van bij. Wordt in een doos gestoken op zolder en er wordt nooit meer naar gekeken. Misschien is dat zelfs niet meer nodig...

Hardware:
- een Canon DR-C230 single pass duplex scanner: ik kan niet genoeg lof geven aan deze scanner. Om een lang verhaal kort te maken: gooi er iets in, welk formaat ook, duw op een toets, en het komt binnen enkele seconden als quasi perfecte PDF op uw scherm.
- WD MyCloudHome Duo 2 x 8Tb (Synology was beter geweest maar bon...)

Backup-paranoia: slaat ook hier hard toe
- De NAS staat in RAID
- Dan hou ik twee lokale backups bij op 2 versleutelde 8Tb HDD's die buitenshuis (resp. dichtbij en ver) worden bewaard
- sinds kort spiegelt mijn NAS ook naar de cloud (Crowdstorage, is nu aan het proefdraaien)

Software:
- managen van bestanden: Opus Directory (betalend, maar elke euro dubbel en dik waard!)
- scannen: Canon software meegeleverd (Capture on Touch, die met handige presets werkt)
- pdf's samenvoegen, printen, etc etc: Fineprint (betalend)
- backuppen & sync: PureSync

Bedrijfsmatig gebruiken we Acronis, maar ik gebruik dat eigenlijk niet (meer) voor m'n privé bestanden.

Gebruikersavatar
devilkin
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 3455
Lid geworden op: 17 Mei 2006
Twitter: jdeluyck
Locatie: Gent
Bedankt: 184 keer
Recent bedankt: 9 keer
Uitgedeelde bedankjes: 359 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor devilkin » 12 Aug 2020, 22:12

Vandaag Paperless eens in docker opgespinned, en wat mee zitten spelen. Ik ga vermoedelijk wat meer de documentatie moeten lezen, want 't ding is precies wel nogal picky qua naamgeving om automatische parsing goed te doen. Ergens had ik gehoopt dat je op basis van de content automatisch kon gaan toekennen van welke correspondent het komt, maar blijkbaar niet.

Iemand al met Mayan EDMS gespeeld?
Telenet All-Internet & TV -- using CV8560E & Ubiquiti USG-3
Proximus & Mobile Vikings -- Using OnePlus 8 Pro (ROM: Stock)

KRL100
Premium Member
Premium Member
Berichten: 691
Lid geworden op: 22 Sep 2008
Locatie: Diksmuide
Bedankt: 52 keer
Uitgedeelde bedankjes: 30 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor KRL100 » 12 Aug 2020, 23:39

Mijn allerliefste, zelf accountant, gebruikt sage-cloud demat. Online platform, rechtstreekse integratie in het boekhoudpakket, een simpele pdf scanner (app!) Volstaat! Heel tevreden over!
DJ KaReL de Groot --- www.kareldegroot.be

Gebruikersavatar
Splitter
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 4032
Lid geworden op: 10 Mar 2010
Bedankt: 409 keer
Recent bedankt: 5 keer
Uitgedeelde bedankjes: 55 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor Splitter » 12 Aug 2020, 23:46

devilkin schreef:Ergens had ik gehoopt dat je op basis van de content automatisch kon gaan toekennen van welke correspondent het komt


kan perfect, zo doe ik het.
gewoon regex instellen bij correspondent en dan kiezen voor het type regex dat je wil.
ik gebruik momenteel voor alle correspondenten gewoon literal match en gebruik dan mijn klantnummer dat op de factuur staat.
(hoewel ik voor sommigen, zoals cooblue, ook gewoon enkel match op het woord van het bedrijf, zoals dus coolblue)

ook voor tags zijn er een aantal automatisch ingesteld (any match en dan de verschillende klantnummers, bijvoorbeeld)
ooit zal hier iets nuttigs staan

Gebruikersavatar
meon
Administrator
Administrator
Berichten: 16205
Lid geworden op: 18 Feb 2003
Twitter: meon
Locatie: Bree
Bedankt: 636 keer
Recent bedankt: 4 keer
Uitgedeelde bedankjes: 522 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor meon » 12 Aug 2020, 23:55

Ik heb de details van de oplossingen hierboven nog niet bekeken, maar zijn dit allemaal eigenlijk gewoon DMS'en of zijn deze ook in staat om bedragen, datums, ... etc als metadata er uit te extraheren zoals ik dacht tools als bvb Basware, OnGuard en Agresso dat kunnen?

KRL100
Premium Member
Premium Member
Berichten: 691
Lid geworden op: 22 Sep 2008
Locatie: Diksmuide
Bedankt: 52 keer
Uitgedeelde bedankjes: 30 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor KRL100 » 13 Aug 2020, 00:06

Wat mijn wederhelft gebruikt leest wel degelijk alles in, facturen colruyt, lidl, alles wat ook maar iets standaard vermelding heeft van bedrag, btW, etc, wordt probleemloos omgezet in data. Handgeschreven bonnen natuurlijk niet. Die scant de klant ook gewoon in, maar worden manueel verwerkt...

Tip voor wie zelf inscant: een brother stand-alone scanner. Heerlijk om een paar facturen per seconde verwerkt zien te worden!
DJ KaReL de Groot --- www.kareldegroot.be

Gebruikersavatar
bollewolle
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 824
Lid geworden op: 16 Nov 2007
Twitter: bollewolle
Locatie: Gent
Bedankt: 68 keer
Uitgedeelde bedankjes: 133 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor bollewolle » 13 Aug 2020, 07:33

Qua scanners ben ik zelf nog op zoek maar diegene die het vaakst terugkomen in topics rond paperless aanpak zijn de Brothers en de Fujitsu ScanSnaps. Die laatste hebben 2 vrienden van mij al enkele jaren en die zijn daar enorm tevreden over. Zijn wel geen flatbeds.

Gebruikersavatar
devilkin
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 3455
Lid geworden op: 17 Mei 2006
Twitter: jdeluyck
Locatie: Gent
Bedankt: 184 keer
Recent bedankt: 9 keer
Uitgedeelde bedankjes: 359 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor devilkin » 13 Aug 2020, 07:53

Hier gebruik ik een gewone printer-scanner-copier, Canon Pixma. Ik had liever een sheet-feeder gehad, maar ik vond geen enkel model dat pastte waar ik 'm wou. So well, ondertussen heb ik alles al ingehaald qua backlog, en is het enkel nog bijhouden, en dat lukt zonder problemen.
Telenet All-Internet & TV -- using CV8560E & Ubiquiti USG-3
Proximus & Mobile Vikings -- Using OnePlus 8 Pro (ROM: Stock)

tien
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 906
Lid geworden op: 17 Apr 2019
Locatie: Attenhoven (Landen)
Bedankt: 39 keer
Recent bedankt: 4 keer
Uitgedeelde bedankjes: 81 keer

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor tien » 13 Aug 2020, 10:30

ook wel interesse maar syno spreekt nog geen docker... toch eens werk maken van vervanging maar al ver over het eigenlijke it budget dit jaar. Scanner is gewone flatbed, niet direct om hele boeken mee te scannen maar het maakt ook pdf's (en zoveel papieren krijg ik nu ook weer niet meer binnen).

benc
Starter
Starter
Berichten: 1
Lid geworden op: 08 Okt 2009

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor benc » 13 Aug 2020, 11:11

liegebeestig schreef:Ik had jarenlang de Fujitsu scansnap 1300, maar helaas werkt de software niet meer op Mac. Mijn nieuwe, De brother 1700w is wel gewoon twain compatible en werkt iets sneller en ook via wifi naar een ftp Server.

Vind het erg jammer vanuit milieu oogpunt dat Fuji geen drivers meer maakt voor 64bit en zo een perfect werkend stukje Hardware nutteloos maakt.


ExactScan heeft support voor deze scanner voor nieuwere macos versies (betalend)

Gebruikersavatar
NuKeM
Content Editor
Content Editor
Berichten: 4475
Lid geworden op: 10 Nov 2002
Locatie: Vlaams Brabant
Bedankt: 87 keer
Uitgedeelde bedankjes: 36 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor NuKeM » 13 Aug 2020, 17:23

Vandaag papermerge en paperless toch aan de praat gekregen in “bare metal” (geen docker). Ziet er leuk uit, inderdaad redelijk beperkt in functies, maar veel heb ik ook niet nodig voor thuisgebruik (geen firma hier).
Zal paperless eens een permanentere installatie geven, het eens wat beginnen voeden en zien wat dat geeft.

Gebruikersavatar
devilkin
Elite Poster
Elite Poster
Berichten: 3455
Lid geworden op: 17 Mei 2006
Twitter: jdeluyck
Locatie: Gent
Bedankt: 184 keer
Recent bedankt: 9 keer
Uitgedeelde bedankjes: 359 keer
Contact:

Re: Reductie papierberg / classeurs -> PDF

Berichtdoor devilkin » 13 Aug 2020, 18:55

Splitter schreef:
devilkin schreef:Ergens had ik gehoopt dat je op basis van de content automatisch kon gaan toekennen van welke correspondent het komt


kan perfect, zo doe ik het.


Hmm. Voor een of andere bizarre reden doet ie dat dus niet.
Filename = 202008 - orange.pdf.
Ik had een correspondent gemaakt met als match all "orange belgium nv/s.a.", maar hij pakt "202008" als de correspondent.
Telenet All-Internet & TV -- using CV8560E & Ubiquiti USG-3
Proximus & Mobile Vikings -- Using OnePlus 8 Pro (ROM: Stock)


Terug naar “Allerlei”

Wie is er online

Gebruikers op dit forum: Geen geregistreerde gebruikers en 1 gast